La création, la dissolution ou les modifications de situation d’une entreprise s’accompagnent d’un certain nombre de formalités. Il faut notamment procéder au dépôt d’actes auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Cette démarche conditionne notamment l’inscription de l’entreprise au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Quels documents sont concernés par ce dépôt et comment celui-ci se déroule-t-il ?

Le dépôt d’actes : de quoi parle-t-on ?

Comme son nom l’indique, le dépôt d’actes est une démarche par laquelle le représentant légal de l’entreprise transmet au tribunal de commerce certains documents.

Ces écrits ont trait à la situation de l’entreprise, qu’il s’agisse de sa création, de sa dissolution, de certaines modifications dans sa situation ou encore de l’état de ses finances.

Quels documents doivent être déposés ?

Le principal document à transmettre au tribunal de commerce, c’est un exemplaire original des statuts de l’entreprise. Ce document essentiel établit le cadre légal de l’activité de la société.

Ces statuts peuvent être rédigés sous seing privé ou par acte authentique, devant un notaire. Ils comprennent de nombreuses mentions obligatoires, comme la forme juridique de la société, son objet social, sa dénomination sociale ou encore le montant du capital social.

Mais, pour signaler tout changement dans la situation de l’entreprise, d’autres actes doivent être encore déposés, parmi lesquels :

• Le document attestant de la nomination du dirigeant, si elle a occasionné la production d’un acte distinct.
• Le procès-verbal de l’Assemblée Générale qui a décidé de la dissolution de l’entreprise et nommé un liquidateur.

Par ailleurs, toute modification des statuts doit faire l’objet d’une déclaration modificative auprès du greffe du Tribunal de commerce. Le dépôt de ces documents et les modifications doivent se faire au moyen de formulaires spécifiques.

Enfin, ce dépôt et ces modifications doivent s’accompagner de la production de certains justificatifs, comme une copie de la carte d’identité, un contrat de domiciliation, une attestation de dépôt des fonds ou encore une déclaration de non-condamnation.

Est-ce une démarche obligatoire ?

Le dépôt d’actes est obligatoire pour toutes les entreprises inscrites au RCS et se présentant comme des personnes morales, dont l’existence, par conséquent, se distingue de celle des individus.

C’est ainsi qu’une Société anonyme à responsabilité limitée (SARL), une Société par action simplifiée (SAS) ou encore une Société par action simplifiée unipersonnelle (SASU) sont tenues au dépôt d’actes.

Mais ce n’est pas le cas des entreprises en nom propre, qui sont rattachées à la personne physique de l’entrepreneur. Ainsi une entreprise individuelle (EI) ou une micro-entreprise ne sont pas obligées de se soumettre à cette formalité. En revanche, une entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL), inscrite au RCS, est soumise au dépôt d’actes.

Le dépôt d’actes n’est pas non plus obligatoire pour les Établissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC). Ces sociétés ont pour but de gérer un service public dont la nature est industrielle et commerciale.

Quand et comment procéder au dépôt d’actes ?

Choisir le moment propice

Le moment choisi pour accomplir cette démarche dépend de l’acte qui est déposé et de la situation où se trouve alors l’entreprise. Ainsi :

• Les statuts sont déposés au greffe du tribunal de commerce au moment de l’immatriculation de l’entreprise.
• Des actes spécifiques sont déposés durant la procédure de radiation.
• Les actes enregistrant une modification de la situation de l’entreprise doivent être déposés dans le mois qui suit la prise de la décision.
• Le dépôt des comptes annuels doit se faire dans le mois qui suit l’approbation des comptes. Ce délai est porté à deux mois si la voie électronique est utilisée pour effectuer le dépôt.

Le déroulement de la procédure

Les entrepreneurs disposent de trois solutions pour déposer leurs actes auprès du greffe du tribunal de commerce. En effet, ils peuvent procéder à ce dépôt :

• En se rendant au greffe du tribunal.
• En envoyant leur dossier par la voie postale.
• En ligne, en passant par le guichet unique des formalités d’entreprises qui, depuis le 1er janvier 2023, remplace les Centres de formalités des entreprises (CFE).

La conformité des actes déposés aux règles en vigueur est d’abord vérifiée. Une fois validés, ils sont enregistrés en annexe au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Ils sont ensuite publiés dans le Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC), ce qui en assure la publicité auprès des tiers.

Quel est le coût du dépôt d’actes ?

Le coût d’un dépôt d’actes auprès du greffe du Tribunal de commerce dépend de la nature juridique de l’entreprise et du type d’actes concerné.

Ainsi, par exemple, le tarif pour une entreprise représentée par une personne morale était, au 1er janvier 2023, de :

• 66,88 euros pour l’immatriculation de l’entreprise, sans l’avis au BODACC.
• 37,45 euros pour la constitution d’une entreprise.
• 192,01 euros pour une modification, avec avis au BODACC.
• 45,02 euros pour le dépôt des comptes annuels.
• 9,19 euros pour le dépôt, par correspondance, d’un acte constitutif isolé.

Dans l’ensemble, le coût du dépôt d’actes est moindre pour les entreprises représentées par une personne physique, et tenues de s’inscrire au Registre du commerce et des sociétés (RCS).